Struktur statt Standard - Digitalisierung bei FSD Fördertechnik

Fabian Lehmann berichtet, dass das Unternehmen bereits vor einigen Jahren mit der Digitalisierung begann und verschiedene Softwarelösungen testete. Letztendlich landeten sie bei der ERP-Software pds. Doch trotz dieser Fortschritte wurden weiterhin wichtige Dokumente auf verschiedenste Art und Weise handschriftlich erfasst und in Excel-Listen und weiteren unterschiedlichen Formaten abgelegt. Gerade im Servicebereich ist Schnelligkeit unabdingbar. Diese kann jedoch nur gewährleistet werden, wenn Dokumentationen in der Vergangenheit gut strukturiert abgelegt wurden und auch schnell wieder verfügbar sind.

Die Lösung ergab sich bei einem pds-Workshop, wo FSD Fördertechnik auf Offpaper aufmerksam wurde. “Mensch, das könnte uns weiterhelfen!”, erkannte das Team von FSD. Die Implementierung verlief schnell. Das erste Dokument, ein Montagebericht für Serviceeinsätze, wurde in kürzester Zeit umgesetzt und von den Mitarbeitern bereits in der ersten Woche aktiv genutzt.

FSD profitiert nun von einer deutlich höheren Datenqualität und Geschwindigkeit, insbesondere durch den Einsatz einer ausgeklügelten Anlagenidentifikation in Offpaper. Jede FSD Anlage ist mit einer FSD-ID und einem zugehörigen QR-Code versehen. Vor Ort scannt der Mitarbeiter den QR-Code mit der Offpaper App und erhält sofort alle relevanten Anlagedaten inklusive Standort. Diese kann er mit nur einem Klick dem Wartungsprotokoll hinzufügen. Der Mitarbeiter kann dann mit der Wartung beginnen und sich im vorgefertigten Offpaper-Formular systematisch durch die einzelnen Prüfpunkte leiten lassen und die Dokumentation mit Fotos der Anlage vervollständigen.

Durch dieses System bleibt die Arbeitsgeschwindigkeit stets hoch, sei es bei geplanten Wartungen oder unverhofften Störfällen. Bei einer plötzlichen Störung kann der Mitarbeiter mittels der vom Kunden telefonisch durchgegebenen FSD-ID oder, falls nicht vorhanden, über die Seriennummer vergleichbarer Anlagen, sofort die benötigten Ersatzteile identifizieren. Dies erspart unnötige Fahrten zum Kunden.

Durch die unkomplizierte und schnelle Erstellung neuer Formulare hat Offpaper auch im internen Arbeitsalltag bei FSD seinen Platz gefunden. Offpaper wird für das Onboarding neuer Mitarbeiter, für jährliche Sicherheitsunterweisungen in Form interaktiver Fragenkataloge sowie technische Weiterbildungen genutzt. Sogar Unfallanzeigen und Erste-Hilfe-Meldungen werden von FSD-Mitarbeitern mit Offpaper digital erfasst. In diesem Zusammenhang betont Fabian Lehmann die intuitive Bedienung und Benutzerfreundlichkeit von Offpaper. Die vielfältige Einbindung von Medien wie PDFs, Tabellen, Fotos und Formeln unterstützt die Kollegen zusätzlich.

Das FSD-Team ist überzeugt, dass der Weg der Digitalisierung mit Offpaper noch lange nicht am Ende ist. Auch wenn Offpaper bereits in allen Unternehmensbereichen der FSD eingesetzt wird, gibt es immer wieder neue Ideen, wie die App zur Strukturierung weiterer Prozesse verwendet werden soll. Grundvoraussetzung dafür sind motivierte Mitarbeiter, “und da haben wir Glück gehabt, denn unser Team möchte etwas bewegen”, erklärt Fabian Lehmann stolz. Heute ist Offpaper für FSD integraler Bestandteil im Arbeitsalltag und wird vielseitig eingesetzt.