Offpaper als günstige smapOne Alternative
smapOne ist vermutlich der älteste und bekannteste Formular App Baukasten. Mit smapOne lassen sich individuelle Formulare per Drag & Drop erstellen, auf dem Handy ausfüllen und automatisiert weiterverarbeiten. Das klappt auch mit Offpaper - einer günstigen No-Code-Lösung für Handwerk und Gewerbe. Ein Vergleich ist angesagt: für wen ist Offpaper eine gute smapOne-Alternative?
smapOne vs. Offpaper - Mit Drag & Drop eigene Formulare erstellen und mobil mit der App auf dem Smartphone ausfüllen
In vielen Firmen und Branchen gibt es Geschäftsprozesse, die nicht am Schreibtisch stattfinden: in Speditionen, auf Baustellen, bei Prüfungen und Audits. Hier fallen Daten an, die oft noch mit Handzetteln oder Papierformularen erfasst werden.
Die Probleme sind bekannt: manuelle Prozesse sind teuer und ineffektiv, Daten gehen verloren, können nicht ausgewertet werden oder müssen doppelt erfasst werden. Dabei gibt es schon längst Lösungen, mit denen sich ohne großen Aufwand und Know-How eigene Formulare erstellen lassen – Smartphone App inklusive. Zum Beispiel smapOne und Offpaper.
Im Folgenden werden wir die grundsätzliche Funktionsweise von Offpaper und smapOne vergleichen – hier gibt es natürlich viele Gemeinsamkeiten und Überschneidungen. Die Unterschiede liegen in der Anzahl der Funktionen und der Integrationen und in der Ausrichtung auf bestimmte Zielgruppen.
smapOne ist eine komplexe Software mit hohem Funktionsumfang. Die Firma ist international tätig und bedient vor allem große Industrie-Kunden. Offpaper legt mit seinem Formularbaukasten viel Wert auf einfache Bedienung und günstige Preise für Handwerk und Gewerbe. Ist Offpaper also eine geeignete smapOne Alternative?
Formularerstellung per Drag & Drop
Bausteine für jeden Zweck
Sowohl Offpaper als auch smapOne verfügen über einen Drag & Drop Formular-Designer. Mit diesem können auch Laien eigene Formulare aus verschiedenen Bausteinen zusammenstellen und in die jeweilige App laden.
Offpaper verfügt über 18 verschiedene Bausteine; dazu zählen z.B. Kontrollkästchen, Audit, Barcode-Scanner, E-Mail, Datum, Foto, Stammdaten oder Unterschriftsfelder.
smapOne bietet all das und sogar noch etwas mehr, wie z.B. einen Baustein für Ton-Aufnahmen oder eine Bewertungsskala.
Anschreiben, Fotos, Unterschrift als Pdf
Individuelle Berichte
Sowohl bei Offpaper als auch bei smapOne lässt sich aus den mit dem Formular erfassten Daten ein PDF-Bericht erzeugen. PDF-Berichte mit Logo und Unterschriften sind ein wesentlicher Bestandteil vieler Arbeitsabläufe.
In beiden Anwendungen werden die Berichte per Drag & Drop aus den einzelnen Formularfeldern oder ganzen Formularbereichen zusammengebaut. Die Verwendung des eigenen Firmenlogos oder einer individuellen Fußzeile ist problemlos möglich, ebenso wie der automatische Versand des Berichts an einen oder mehrere Empfänger.Digitalisierung selbst gemacht
Automatisierte Arbeitsabläufe
smapOne glänzt mit einer Vielzahl von Schnittstellen und Integrationen. Daten können als Word-, Excel oder PDF-Datei heruntergeladen werden. Auch Drittsysteme, darunter SAP, lassen sich integrieren. Über die REST-API können Kunden, die über das nötige Know-How verfügen, smapOne mit beliebigen Zielsystemen verzahnen.
Offpaper steigert die Effizienz über automatisierte E-Mails und Dateiablage in individualisierbare Projektordner. Daten können in eigenen Stammdatentabellen hinterlegt oder aus Drittsystemen entnommen werden. Der Fokus liegt dabei auf der einfachen Einbindung ohne technisches Hintergrundwissen. Versierte Anwender können im 'Experten-Modus' aber auch Daten an andere Software übergeben.
Native App für Handy oder Tablet für deine Mitarbeiter.
Mit einer guten, einfach bedienbaren App werden deine Mitarbeiter gerne arbeiten. Und darauf kommt es an. Das ist mit Webformularen, die auf dem Handy ausgefüllt werden müssen, nur sehr schwer bewerkstelligen. Daher stellen sowohl Offpaper als auch smapOne ihren Kunden native Apps für IOS und Android zur Verfügung, die in Aussehen und Bedienung an das jeweilige Betriebssystem angepasst sind. Das Arbeiten auf dem Handy mit dem vertrauten Aussehen und der gewohnten Bedienung ist einer der Erfolgsfaktoren für die Akzeptanz einer Formularlösung bei den Mitarbeitern.
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Offpaper vs. smapOne - die Kosten
smapOne glänzt mit einer umfangreichen Lösung mit eigener API und hohem Individualisierungsgrad sowie KI-Unterstützung. Das hat wohl seinen Preis. Es wird zwischen Admin- und Nutzerlizenzen unterschieden, abgerechnet wird pro Nutzer. Die Vertragslaufzeit ist jährlich. Die Preise werden auf der Webseite von smapOne nicht genannt, man kann dort aber ein individuelles Angebot anfordern.
Offpaper hat ein sehr einfaches Preismodell. Nach einem kostenlosen 14-tägigen Testzeitraum kann man den Essential Plan z.B. ab 16 Euro netto zzgl. MwSt. pro Benutzer bei jährlicher Zahlungsweise abonnieren (abweichende Preise bei monatlicher Zahlweise oder für Einzelanwender). Die Vertragslaufzeit beträgt je nach Zahlweise einen Monat oder ein Jahr. Die vollständige Preisübersicht befindet sich immer aktuell auf der Webseite.
Fazit: Offpaper als smapOne Alternative?
smapOne ist eine gute Wahl, wenn..
- man einen großen Funktionsumfang benötigt und die Software tief in vorhandene Systeme integrieren will
- viele verschiedene Geschäftsprozesse hat und Wert auf eine umfangreiche Vorlagenbibliothek legt
- hohe Anforderungen an Support, Erreichbarkeit, Zertifizierungen oder Unternehmensfunktionen (Single SignOn, etc.) hat
smapOne ist eine ausgereifte Lösung mit hohem Funktionsumfang, einer umfangreichen Bibliothek von Formularen, eigener API, vielen Integrationen und KI-Funktionen. smapOne wird meistens im Rahmen von IT-Projekten implementiert.
Obwohl auch kleinere Firmen die smapOne-Software nutzen können, sind die Zielgruppe offensichtlich eher größere Firmen. Wer alle Funktionen von smapOne nutzen und es sich leisten kann, ist hier sehr gut aufgehoben.
Offpaper ist eine gute Wahl, wenn..
- der Fokus auf einer schnellen Einführung der Software ohne lange Vorlaufzeiten liegt
- es keine IT-Abteilung, Prozess-Optimierer oder Berater gibt, sondern die Verantwortlichen selbst Hand anlegen
- man nicht vom Funktionsumfang der Software erschlagen werden will, ohne das Wesentliches fehlt
Offpaper entstand auf Basis der Anforderungen eines mittelständischen Handwerksbetriebs. Daher wird viel Wert auf Einfachheit und gute Bedienung gelegt. Offpaper verfügt über Integrationen mit führenden Handwerker ERP-Systemen.
Zielgruppe von Offpaper sind kostenbewusste kleinere und mittelständische Betriebe ohne eigene IT-Abteilung. Daher steht Offpaper für ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und orientiert sich auch an den Bedürfnissen kleinerer Firmen.