Die smapOne Alternative ohne Verzicht

Deine smapOne-Lizenz wird teurer? Offpaper ist die smapOne Alternative, mit der Du dieselben Formulare, Berichte und Workflows baust: ohne Programmierkenntnisse, mit Offpaper Copilot, nativer App und Hosting in Frankfurt. Die Preise stehen auf der Website, Du kannst sie selbst nachrechnen. Wechselst Du, während dein smapOne-Vertrag noch läuft, gestalten wir deinen Offpaper-Vertrag so, dass keine Doppelbelastung entsteht. Größere Teams bekommen ein individuelles Wechselangebot.

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smapOne vs. Offpaper: Was Du beim Wechsel behältst

Was dich bei Offpaper erwartet

smapOne und Offpaper lösen dieselbe Aufgabe: Formulare per Drag & Drop bauen, in einer App ausfüllen, als Bericht weitergeben und automatisch weiterverarbeiten. Die drei Bereiche, auf die es im Alltag ankommt, vergleichen wir hier direkt: Was taugt Offpaper als smapOne Alternative?

Teams jeder Größe nutzen Offpaper, vom Handwerksbetrieb bis zur Firma mit mehreren Standorten. Ab 100 Benutzern kommen auf Wunsch Enterprise-Funktionen und individuelle Vereinbarungen dazu. Größere Teams, die von smapOne kommen, bekommen ein individuelles Wechselangebot.

Optimiert für Mobilgeräte
Einfache Formularerstellung
Beide Lösungen haben einen Drag & Drop Formular-Designer mit KI-Unterstützung. Offpaper bringt 30 Bausteine mit, darunter Foto, Unterschrift, Barcode-Scanner, Stammdaten, Datum und Kontrollkästchen, dazu Formeln, Bedingungen mit UND/ODER-Gruppen und verschachtelte Wiederholungsgruppen.

Der Offpaper Copilot baut dir ein Formular aus einer Beschreibung. Dein smapOne-Formular ist damit in kurzer Zeit nachgebaut.
Professionell Dokumentiert
Automatische Berichte
Aus jeder Einsendung erzeugt Offpaper PDF-Berichte: Regieberichte, Mängelanzeigen, Prüfprotokolle. Du gestaltest sie im Bericht-Designer ohne Programmierung, mit eigenem Briefpapier und bis zu zehn Berichten je Formular.

Im Expert Plan füllst Du auch ausfüllbare PDF-Dateien und Word-Vorlagen mit Formulardaten. Anhänge wie Deckblatt oder AGB landen direkt im Bericht, nicht als Download-Link.
Routineaufgaben automatisieren
Nachvollziehbare Arbeitsabläufe
Im Workflow-Designer legst Du ohne technisches Hintergrundwissen fest, was nach der Einsendung passiert: E-Mail an den Kunden, Ablage im richtigen Projektordner, Freigabe durch den Bauleiter, Übergabe an dein ERP.

Fertige Integrationen gibt es für HERO, Craftnote, pds, Capmo, ToolTime, KS21 und Impower. Für alles andere: Webhook, Excel-Import und -Export und im Expert Plan die REST-API, mit der deine IT Stammdaten automatisch aktualisiert oder Daten per Power Query nach Excel holt.

Offpaper und smapOne in der Übersicht

Direkter vergleich

Die Kriterien, nach denen Kunden auf der Suche nach einer smapOne Alternative am häufigsten fragen.

Kriterium	Offpaper	SmapOne
Teamgröße Für welche Teamgrößen ist das Produkt gedacht	✅ Teams jeder Größe. Ab 100 Benutzern auf Wunsch Enterprise-Funktionen und individuelle Vereinbarungen	⚠️ Schwerpunkt Großkonzerne und Industrie, Einführung im Regelfall als Projekt
Einführung & Setup-Aufwand Wie schnell lässt sich das Produkt im Betrieb einführen	✅ Test sofort, Kauf jederzeit online, Einrichtung selbst. Beratung und Onboarding auf Wunsch	⚠️ Test sofort. Kauf nach Gespräch mit dem Vertrieb, Einrichtung im Rahmen eines Projekts
Funktionalität Welche Möglichkeiten gibt es für die Erstellung eigener Formulare	✅ Zahlreiche Bausteine, Bedingungen mit UND/ODER-Gruppen und Feldvergleich, Formeln, automatische Vorbelegung von Feldern, verschachtelte Wiederholgruppen, Teamfunktionen	✅ Zahlreiche Bausteine, Bedingungen, Formeln, einfache Wiederholgruppen, Teamfunktionen
Berichte und Dokumentation Welche Möglichkeiten gibt es für die Gestaltung eigener Dokumentationen	✅ Anpassbar, eigenes Briefpapier, PDF-Anhänge wie Deckblatt oder AGB im Bericht, Formulardaten in ausfüllbare PDF- und Word-Dateien, bis zu 10 verschiedene Berichte pro Formular	⚠️ Anpassbar, eigenes Briefpapier, Einfügen von Formulardaten in Word-Dateien, Haupt- und Zusatzbericht pro Formular; angehängte Dokumente erscheinen im Bericht nur als Download-Link
Schnittstellen Lässt sich das Produkt ohne Programmierung an ERP-Systeme und andere Software anbinden	✅ HERO, Craftnote, pds, Capmo, ToolTime, KS21, Impower; Webhook; Excel-Import und -Export; REST-API (Expert Plan)	⚠️ REST-API, Anbindung über Programmierung oder Projekt
Ordnerstruktur für interne Ablage von Berichten Lassen sich Dokumentationen automatisch in einer selbst konfigurierbaren, dynamischen Ordnerstruktur ablegen	✅ Dateien werden automatisch im richtigen Ordner abgelegt, Umsortieren per Drag & Drop	❌ keine internen Ordner
Freigabe-Workflow Lassen sich abgeschickte Formulare vor der Weiterverarbeitung prüfen, freigeben oder zurückweisen	✅ Prüfen, Freigeben oder Zurückweisen mit Kommentar und Formularwerten direkt an der Freigabe-Aufgabe (Expert Plan)	⚠️ Aufgaben mit Kommentar weiterleiten; kein eigener Genehmigen-/Ablehnen-Workflow dokumentiert
Mobile App Stehen mobile Apps für die Datenerfassung zur Verfügung und können an die Marke des Kunden angepasst werden	✅ Native App (iOS, Android, Web-App), mit Firmenlogo und -farben (Expert Plan)	⚠️ Native App (iOS, Android, Web-App), kein Branding
Preismodell Enthält die Webseite des Anbieters konkrete Aussagen zum Preis des Produkts	✅ Veröffentlicht: Essential ab 16 €, Expert ab 21 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; Essential auch monatlich zahlbar. Enterprise Plan ab 100 Benutzern möglich. Alle Preise und Funktionen	❌ Preis auf Anfrage (individuelles Angebot), Jahresvertrag. Wichtige Funktionen nur im Enterprise-Plan
Wechsel von smapOne Was gilt für Teams, die von smapOne wechseln	✅ Offpaper-Vertrag so gestaltet, dass neben der smapOne-Restlaufzeit keine Doppelbelastung entsteht (Details im Gespräch); individuelles Wechselangebot für größere Teams; Unterstützung beim Umzug von Formularen, Daten und Benutzern auf Wunsch	–

Stand: 09.10.2026. Alle Preise zzgl. MwSt. Weitere Vergleiche im großen Marktvergleich 2026.

Native App für Smartphone und Tablet

Eigene Formulare automatisch in die App laden

Mit einer guten, einfach bedienbaren App arbeiten deine Mitarbeiter gerne. Und darauf kommt es an. Mit Webformularen, die auf dem Smartphone ausgefüllt werden müssen, gelingt das nur schwer. Deshalb stellen Offpaper und smapOne native Apps für iOS und Android bereit, die in Aussehen und Bedienung zum jeweiligen Betriebssystem passen. Die Offpaper App arbeitet auch ohne Netz; sobald die Verbindung wieder steht, schickt dein Mitarbeiter das Formular ab. Und die App lässt sich mit dem Logo und den Farben deiner Firma einrichten.

Mehr zur Offpaper App

So läuft der Wechsel

In drei Schritten von smapOne zu Offpaper

Formulare nachbauen
Du beschreibst dem Offpaper Copilot dein Formular oder startest mit einer Vorlage aus der Bibliothek. Berichte und Workflows richtest Du daneben ein. Auf Wunsch unterstützen wir dich beim Nachbau oder übernehmen ihn komplett, als kostenpflichtige Leistung. Im Handbuch: Formular per Copilot erstellen
Daten und Benutzer übernehmen
Stammdaten wie Kunden, Objekte oder Anlagen importierst Du aus Excel. Benutzer legst Du mit Rollen und Rechten an. Bei vielen Benutzern übernimmt das der Offpaper Support: Du lieferst eine Excel-Tabelle mit Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Rolle, niemand tippt Benutzer von Hand ein. Dein ganzes Team wird dann automatisch eingeladen.
Parallel starten
Dein Team arbeitet schon mit Offpaper, während smapOne noch läuft. Wir gestalten deinen Offpaper-Vertrag so, dass für dich keine Doppelbelastung entsteht. Wie genau, klären wir im Gespräch.

Individuelles Angebot für größere Teams
Keine Doppelbelastung neben deinem smapOne-Vertrag
Unterstützung beim Umzug: Formulare, Daten, Benutzer
Onboarding und Support per Chat und E-Mail
Enterprise-Funktionen ab 100 Benutzern auf Wunsch

Offpaper vs. smapOne: die Kosten

Veröffentlichte Preise statt Angebot auf Anfrage

smapOne unterscheidet Admin- und Benutzerlizenzen und rechnet pro Benutzer ab, mit jährlicher Laufzeit. Preise nennt smapOne auf der Website nicht, Du bekommst ein individuelles Angebot. Wichtige Funktionen gibt es nur im Enterprise-Plan.

Offpaper veröffentlicht die Preise. Nach 14 Tagen Test kostet der Essential Plan 16 € und der Expert Plan 21 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. Den Essential Plan gibt es auch mit monatlicher Zahlung. Betriebe mit vielen Benutzern profitieren in jedem Plan von Mengenstaffeln. Das gilt auch mit mehr als 100 Benutzern; wer Enterprise-Funktionen braucht, bekommt sie ab 100 Benutzern mit individuellem Onboarding und individuellen Vereinbarungen. Alle Preise und Funktionen

Für Teams, die von smapOne wechseln: Wir gestalten deinen Offpaper-Vertrag so, dass für dich keine Doppelbelastung entsteht. Wie genau, klären wir im Gespräch. Größere Teams bekommen zusätzlich ein individuelles Wechselangebot. Wechselangebot anfragen

Der No-Brainer-Punkt

1,6 Minuten

pro Mitarbeiter und Arbeitstag

So wenig Zeit muss Offpaper im Schnitt einsparen, damit sich eine Lizenz bezahlt. Egal ob 1 oder 50 Mitarbeiter: Die Zahl bleibt dieselbe.

Und jetzt versuch, uns unrentabel zu rechnen

Beispielrechnung mit 30 € Personalkosten pro Stunde inklusive Lohnnebenkosten, 20 Arbeitstagen und dem Essential Plan zu 16 € pro Benutzer und Monat. Keine Zusicherung.

Fazit: Offpaper als smapOne Alternative, lohnt sich der Wechsel?

Ehrlich verglichen

Das behältst Du beim Wechsel zu Offpaper

Formulare per Drag & Drop, mit Offpaper Copilot und Vorlagenbibliothek
PDF-Berichte mit eigenem Briefpapier, Word- und PDF-Vorlagen
Workflows, Freigaben, ERP-Anbindung und REST-API
Native App für iOS und Android, auch offline
Teamfunktionen mit Rollen und Rechten
Hosting in Frankfurt, AVV als Teil der AGB

Offpaper ist aus der Praxis eines Handwerks- und Servicebetriebs entstanden. Deshalb ist es so einfach, dass deine Mitarbeiter vor Ort es ohne Schulung nutzen. Und deshalb rechnen sich die Preise für jedes Team; Betriebe mit vielen Benutzern profitieren zusätzlich von Mengenstaffeln.

Wie F.W. Neukirch, FSD Fördertechnik und die MK Group mit Offpaper arbeiten, liest Du in den Referenzen.

Das ändert sich mit Offpaper

Die Preise stehen auf der Website und liegen niedriger
Du richtest selbst ein, ohne Projekt und ohne Berater; Onboarding gibt es trotzdem
Support per Chat und E-Mail direkt vom Offpaper-Team
Die App im Design deiner Firma
Berichte landen automatisch in Projektordnern

Offpaper ist nicht smapOne. Single Sign-on, Zertifizierungen und einzelne Bausteine wie die Ton-Aufnahme oder die Bewertungsskala gibt es bei Offpaper nicht. Ob dir davon etwas fehlt, klären wir vor dem Wechsel an deinen echten Formularen, nicht nach der Unterschrift.

Bring deine smapOne-Formulare mit: Im Erstgespräch zeigen wir dir, wie sie in Offpaper aussehen, rechnen den Wechsel mit deiner Benutzerzahl durch und klären, wie viel Unterstützung Du beim Umzug willst.

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