Vom Papierchaos zur digitalen Auditkultur - Traditionsreiches Logistikunternehmen digitalisiert seine Qualitätssicherung

Bei F.W. Neukirch galt lange die Devise: Never change a running system. Aber als die Geschäftsführung anregte, sich bereits bekannte Lösungen wie smapOne anzusehen, wurde Claudia Klose, Mitarbeiterin im Qualitätsmanagement, auch auf Offpaper aufmerksam. Der Dokumentationsaufwand im Qualitätsmanagement war stetig gewachsen: durch manuell geführte Listen, fehlende Belege und unstrukturierte Ablage von Handyfotos auf dem Server. Vor Audits bedeutete das oft zusätzliche Arbeit und Zeitverlust. Nach einem Vergleich zwischen smapOne und Offpaper fiel die Wahl auf Offpaper – ausschlaggebend waren die laufenden Kosten und die Bedienbarkeit.

Zunächst digitalisierte F.W. Neukirch mit Offpaper den internen Auditprozess. Die Wahl fiel auf diesen Bereich, weil er den größten Zeit- und Kostenaufwand verursachte. Statt eines einzigen Gesamtberichts erhält heute jeder Unternehmensbereich ein eigenes, individuell aufgebautes Formular für die Audits. Mitarbeiter verwenden die Spracheingabe von Offpaper, um zusätzlich Zeit zu sparen. Pflichtfelder sorgen dafür, dass kein wichtiges Detail mehr verloren geht und die Fotodokumentation hält Inhalte direkt vor Ort fest.

Je nach Weiterverwendung werden die Ergebnisse per E-Mail versendet, in der Dateiablage gesichert oder für die Weiterverarbeitung als Excel-Datei exportiert. Auch außerhalb des klassischen Audits kommt Offpaper vielfältig zum Einsatz: So wird beispielsweise das Tragen der Schutzausrüstung bei der Wartung der PV-Anlage auf dem Firmendach über ein eigenes Formular dokumentiert.

Seit der Einführung von Offpaper ist die Fehleranfälligkeit dank verbindlicher Pflichtfelder spürbar gesunken. Der Umstieg auf digitale Formulare benötigte zu Beginn, wie jeder Veränderungsprozess, eine kurze Anlaufphase – nahm dann aber zunehmend Fahrt auf und wird mit jedem Tag selbstverständlicher. Mitarbeiter müssen niemandem mehr hinterherlaufen und erfassen Angaben nicht länger doppelt. Das spart im Arbeitsalltag spürbar Zeit und Nerven. Auch künftig wird es immer wieder manuelle Prozesse geben, die Claudia Klose gemeinsam mit ihren Kollegen digital gestalten will.