Workflows mit Drag & Drop erstellen

Dein Team erfasst Daten mobil, Offpaper kümmert sich um den Rest. Mit dem Workflow Designer automatisierst Du den Versand von Berichten, stößt Freigaben an oder schickst Daten direkt in dein ERP-System. So schließt Du die Lücke zwischen Feld und Büro – vollautomatisch, rechtssicher und ohne eine Zeile Code.

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So automatisierst Du wiederkehrende Prozesse
Sobald ein Formular abgesendet wird, werden automatisch von dir festgelegte Workflows gestartet.
- Vorgefertigte Workflow-Bausteine
  Verwende den Workflow Designer, um per Drag & Drop Prozesse anzustoßen: Versende eine E-Mail mit dem Bericht, lege den Bericht in der internen Ablage ab, starte einen Freigabeprozess oder reiche die Daten an eine andere Software weiter.
- Bedingte Workflows mit mehreren Aktionen
  Konfiguriere einen oder auch mehrere Workflows, die nacheinander ausgeführt werden. Jeder Workflow kann verschiedene Aktionen durchführen. Lege fest, unter welchen Bedingungen ein Workflow oder eine Aktion ausgeführt werden soll.
- Übersichtliches Reporting
  Im Posteingang siehst Du auf einen Blick, ob deine Workflows funktionieren. Grünes Symbol – alles in Ordnung. Gelbes Symbol – der Workflow wurde aufgrund einer von dir festgelegten Bedingung nicht ausgeführt. Rotes Symbol – der Workflow konnte nicht ausgeführt werden.
- Aufgaben und Benachrichtigungen
  Wenn eine Freigabeaufgabe für dich vorliegt oder dir ein Formularentwurf zur Bearbeitung zugewiesen wurde, wirst Du in der Offpaper App über eine Push Notification benachrichtigt. Du kannst also nichts verpassen.
- Smarte Profi-Funktionen
  Offpaper lässt sich problemlos mit anderen Systemen verbinden. In vielen Fällen genügt dafür der Webhook-Baustein. Über die REST-API lassen sich natürlich aber auch komplexere Anforderungen abdecken. Da ist dann aber, zugegeben, ein IT-Fachmann erforderlich.
Berichte automatisch versenden und ablegen
Sobald ein Datensatz mobil abgeschickt wird, erledigt Offpaper die administrative Nacharbeit für dich – nachvollziehbar.
- Automatischer E-Mail-Versand: Verschicke unterschiedliche PDF-Berichte sofort an Kunden, Projektleiter oder die Buchhaltung.
- Intelligente Dateiablage: Speichere Dokumente automatisch in deiner Ablage – oder übergebe sie an eine Cloud.
- Dynamische Empfänger: Entscheide basierend auf den Eingaben im Formular, wer den Bericht erhalten soll.
Digitalen Freigabeprozess einrichten
So stellst Du Qualität sicher: Lass einen Bericht intern prüfen und freigeben, bevor er den Kunden erreicht.
- Prüfschleifen einbauen: Gib fehlerhafte oder unvollständige Berichte dem Mitarbeiter zur Korrektur zurück.
- Status im Blick: Verfolge jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt sind und wo noch Rücksprache nötig ist.
- Rechtssichere Dokumentation: Jeder Schritt im Workflow ist nachvollziehbar – das sorgt für Prozesssicherheit.
Daten direkt in andere Software übertragen
Verabschiede dich von Informationsinseln. Offpaper verbindet deine mobilen Mitarbeiter direkt mit deinen bestehenden Geschäftsprozessen.
- Einfache ERP-Anbindung: Übertrage erfasste Werte direkt in deine Branchensoftware.
- Webhooks nutzen: Löse Aktionen in Drittsystemen aus, sobald ein Formular abgesendet wurde.
- Vorausgefüllte Aufgaben: Weise deinem Team Aufgaben mit Vorgabewerten zu – die Arbeitsvorbereitung erfolgt im Büro.

So einfach automatisiert man Prozesse, ohne eine Zeile zu programmieren!

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wie deine Mitarbeiter zukünftig unterwegs Daten erfassen
wie daraus automatisch eine saubere Dokumentation entsteht
wie Du mit Workflows wiederkehrende Aufgaben automatisierst

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Häufige Fragen zur Erstellung von Workflows mit Offpaper

Hat Offpaper Team-Funktionen?
Ja. Team-Funktionen sind im Expert Plan enthalten. Du kannst Formulare nicht nur erstellen, sondern sie auch einzelnen Mitarbeitern als Aufgabe zuweisen und auf Wunsch bereits mit relevanten Daten vorausfüllen. Zudem lassen sich Entwürfe unkompliziert im Team weitergeben. Über automatisierte Workflows kannst Du zudem strukturierte Freigabeprozesse einrichten, damit Daten erst nach einer internen Prüfung final verarbeitet werden.
Kann ich mit Offpaper Workflows selber erstellen?
Ja. Der Workflow Designer ist ein Werkzeug, das Du ohne Programmierkenntnisse bedienen kannst. Du legst einfach fest, welche Aktion (z. B. E-Mail senden) auf ein Ereignis (Formular gesendet) folgen soll.
Können Berichte an unterschiedliche Empfänger gehen?
Absolut. Du kannst Regeln festlegen, sodass beispielsweise bei einem Mangel sofort die Fachabteilung informiert wird, während bei einem fehlerfreien Protokoll nur die Ablage erfolgt.
Unterstützt Offpaper die Anbindung an mein ERP-System?
Ja, über offene Schnittstellen und Webhooks lassen sich Daten direkt übertragen. Das spart die manuelle Dateneingabe im Büro und reduziert die Fehlerquote signifikant. Bei gängigen ERP-Systemen klappt das über eine einfache One-Click-Schnittstelle.
Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion für mein Team oder mich?
Jeder Benutzer der Offpaper App wird per Push Notification in der App darüber benachrichtigt, sobald eine neue Aufgabe für ihn bereitsteht oder eine Freigabe erteilt werden muss.
Kann ich mit Regeln festlegen, ob eine Aktion ausgelöst werden soll?
Ja. Es ist möglich, ganze Workflows oder auch einzelne Aktionen nur unter bestimmten Bedingungen auszulösen. Beispiel: eine Kopie der E-Mail an den Kunden wird nur verschickt, wenn das Feld ‘Kopie an Kunden’ angehakt ist.
Kann ich mehrere Aktionen gleichzeitig auslösen?
Ja. Ein einziger abgeschickter Datensatz kann gleichzeitig ohne dein Zutun eine E-Mail mit einem Bericht an den Kunden, eine Kopie davon an dein Büro und eine E-Mail mit einem anderen Bericht an eine andere Abteilung senden. Und zusätzlich ein PDF in einer Cloud archivieren und einen Webhook triggern, um eine neuen Zeile in einer Excel365-Tabelle hinzuzufügen.
Brauche ich für die Einrichtung einen Programmierer?
Nein. Das ist der Kern unseres No-Code-Ansatzes. Fachleute aus der Abteilung können ihre Prozesse selbst digitalisieren und automatisieren, ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen. Ausnahme: wenn Du Profi-Funktionen wie die Offpaper Programmierschnittstelle nutzen willst, wirst Du nicht um einen IT Fachmann herumkommen.

Diese Betriebe arbeiten schneller mit automatisierten Workflows

Projektakte füllt sich automatisch

Wir nutzen Offpaper über den gesamten Projektverlauf von der Erstaufnahme der geplanten Anlage, über die Montage bis zur technischen Abnahme und Übergabe an den Kunden. Alle Dokumente landen automatisch im entsprechenden HERO-Projekt. Das klappt echt super!

Verwaltungskram deutlich reduziert

Bei Pfeiffer & Schwarz sind mittlerweile fast 60 verschiedene Formulare im Einsatz. Die Einsatzbereiche reichen vom Bestellwesen bis hin zu Checklisten und Protokollen. Durch die Verwendung der Schnittstelle zu Craftnote werden die erstellten Formulare anschließend direkt im Projekt hochgeladen, wodurch der administrative Aufwand deutlich reduziert werden kann.

Riesige Erleichterung bei der Dokumentation

Unsere Techniker warten Klimaanlagen im Großraum Hamburg und darüber hinaus. Mit Offpaper ist die Dokumentation unserer Arbeit nun genauso effizient und professionell wie unsere Arbeit. Das ist für uns eine riesige Erleichterung.

Erheblich verbessertes Berichtswesen

Wir haben Offpaper erfolgreich in unsere Betriebsabläufe integriert. Insbesondere die Dokumentation von Montageberichten und Aufmaßen technischer Anlagen wird durch die App erheblich optimiert.

Kein Warten auf Belege mehr

Durch Offpaper konnten wir unsere Papierbelege der Kollegen im Außendienst deutlich reduzieren. Der Versand der abgeschlossenen Aufträge per E-Mail nach Fertigstellung der Aufträge verkürzt die hausinternen Abläufe deutlich. Die Auftragsinformationen stehen den beteiligten Mitarbeitern schnell zur Verfügung.

Top-Service und blitzschnelle Hilfe

Schon beim ersten Kontakt mit der Offpaper GmbH wurden wir freundlich und äußerst fachkompetent beraten. Bei der Erstellung von Berichten wurden wir tatkräftig und zu einem sehr fairen Preis unterstützt. Da wir uns selbst gerne als „Technik-Legastheniker“ bezeichnen, sind wir besonders vom hervorragenden Support begeistert.

Vereinfachte Prozesse und überragender Service

Wir haben uns mit Offpaper verschiedene Formulare erstellt die unsere Prozesse vereinfachen und optimieren. Formularerstellung ist einfach umsetzbar und überragenden Service bekommt man noch dazu. Nur zu empfehlen.

Nachbearbeitungszeit deutlich reduziert

Mit Offpaper konnten wir unsere papierbasierten Checklisten vollständig digitalisieren. Wir nutzen die Lösung zur Unterstützung unserer Sachverständigen bei der Protokollierung von Abscheiderprüfungen direkt vor Ort. Dadurch sparen wir bei der Nachbearbeitung im Büro deutlich Zeit bei der Erstellung unserer Prüfberichte.

Dokumentation ohne Handarbeit

Ein großer Teil unserer Arbeit findet vor Ort beim Kunden statt, bei der Bestandsaufnahme, bei Abnahmen oder der Prüfung von Solaranlagen. Wir sind froh, endlich eine Software gefunden zu haben, mit der wir diese Prozesse sauber dokumentieren können. Die Berichte werden automatisch in unser Craftnote ERP System hochgeladen – das spart uns auch noch manuelle Arbeit.

Zahlreiche Anwendungsbereiche

Offpaper wird bei uns für die Stundenabrechnung, Urlaubsplanung, Winterdiensteinsätze, das Fahrtenbuch, Protokolle und zur Erstellung von Berichten mit digitaler Unterschrift eingesetzt. Auch der Service von Offpaper ist super.