Digitale Formulare für Dienstleister, Bau, Handwerk & Industrie

Nutze die Vorteile der mobilen Datenerfassung auch in deinem Betrieb

Ob auf der Baustelle, im Lager, während der Auslieferung oder beim Kundentermin: So verbessern Betriebe verschiedener Branchen die Effizienz und Qualität ihrer Geschäftsprozesse durch die Digitalisierung ihrer Checklisten, Formulare und Berichte:

• Handwerk & Bau

  Für Maler, Trockenbau, SHK, Elektro, Solar-Montage, Sanierung, Hoch- und Tiefbau und GaLaBau im Projektgeschäft. Dokumentiert wird das Projekt: von der Bestandsaufnahme bis zur Abnahme.

  Typische Anwendungsfälle:

  • Regiebericht und Rapportzettel: Zusatzleistungen und Material mit Unterschrift des Kunden
  • Bautagebuch und Baustellen-App: Fortschritt, Bauwetter, Personal und Material
  • Messprotokoll und Abnahmeprotokoll: Messwerte und Übergabe mit Fotoprotokoll
  • Leckortungsbericht, Trocknungsprotokoll und Schadensbericht in der Sanierung
  • Mängelanzeige, Behinderungsanzeige, Materialbestellung

  Was sich ändert: Der Bericht ist fertig, wenn die Baustelle verlassen wird. Die Abrechnung wartet nicht mehr auf Zettel. Wie das bei einem Malerbetrieb aussieht, zeigt der Anwenderbericht der MK Group.

• Technischer Service & Wartung

  Für Elektro- und SHK-Service, Solar-Wartung, Kälte- und Klimatechnik, Industrie-Service, Anlagenbau und Energieversorger. Dokumentiert wird der Einsatz an der Anlage: Wartung, Störung, Prüfung.

  Typische Anwendungsfälle:

  • Servicebericht und Wartungsprotokoll je Anlage, auf Wunsch per QR-Code am Gerät aufgerufen
  • Inspektionsbericht und Prüfprotokoll mit Messwerten, Fotos und Unterschrift
  • Störungsmeldung und Arbeitsnachweis für die Abrechnung
  • Messprotokoll, Rapportzettel und Checkliste
  • Zählerstände und Verbrauchserfassung

  Was sich ändert: Die Anlagendaten stehen beim Einsatz bereit, der Bericht geht direkt an Kunde und Büro. Wie das bei FSD Fördertechnik aussieht, steht im Anwenderbericht.

• Gebäude, Logistik & Objektservice

  Für Gebäudeservice, Reinigung, Hausmeisterdienste, Hausverwaltung, Spedition und Logistik sowie GaLaBau in Pflege und Winterdienst. Dokumentiert werden Objekte und Fahrzeuge: Zustand, Kontrolle, Nachweis.

  Typische Anwendungsfälle:

  • Checkliste und Audit für Objektbegehung, Arbeitssicherheit und Qualitätskontrolle
  • Reinigungsprotokoll als Leistungsnachweis für den Auftraggeber
  • Fahrzeug-Check und Abfahrtskontrolle, Lieferschein mit Unterschrift bei der Übergabe
  • Schadensbericht und Schadensregulierung mit Fotos
  • Sicherheitscheck für Notausgänge und Feuerlöscher, Zählerstände, Winterdienst-Nachweis

  Was sich ändert: Jeder Nachweis liegt sofort vor, ohne Nachfassen und ohne doppelte Erfassung. So macht es F.W. Neukirch in der Logistik.

Daten in Echtzeit weiterverarbeiten - Durchschlag an Kunden

Mit dem Offpaper Formular Baukasten baust Du schnell für jeden Anwendungsfall ein passendes Formular. Sobald Du das Formular veröffentlicht hast, erscheint es automatisch in der Formular App für deine Mitarbeiter.

• Regiebericht

  Der Regiebericht (oder Rapportzettel) erfasst zusätzliche, nicht im ursprünglichen Auftrag enthaltene Leistungen und Materialien. Er dient der transparenten Dokumentation von Mehraufwand, unvorhergesehenen Arbeiten oder Änderungswünschen des Auftraggebers. Offpaper ermöglicht die digitale, mobile Erfassung und Unterzeichnung von Regieberichten vor Ort, was die Genauigkeit erhöht, den Prozess beschleunigt und eine sofortige Weiterverarbeitung für Abrechnung und Dokumentation ermöglicht. Dies spart Zeit und minimiert Fehler.

• Tagesbericht

  Ein Tagesbericht fasst die täglichen Aktivitäten, Fortschritte und Vorkommnisse auf einer Baustelle oder in einem Projekt zusammen. Er enthält Informationen zu Personal, Materialien, Wetter und besonderen Ereignissen. Mit Offpaper können Tagesberichte digital und mobil erstellt werden, was die Dokumentation vereinfacht, die Datenqualität verbessert und eine sofortige Auswertung und Weiterverarbeitung ermöglicht.

• Inspektionsbericht

  Ein Inspektionsbericht dokumentiert die systematische Überprüfung von Anlagen, Geräten oder Prozessen auf Sicherheit, Qualität oder Leistung. Er enthält Beobachtungen, Messwerte und Bewertungen. Offpaper ermöglicht die mobile Erstellung strukturierter Inspektionsberichte mit Skizzen, Fotos und GPS-Daten. Dies erhöht die Präzision, beschleunigt den Prozess und ermöglicht sofortige Auswertungen und automatisierte Folgemaßnahmen bei festgestellten Mängeln.

• Schadenmeldung

  Eine Schadenmeldung dokumentiert aufgetretene Schäden an Geräten, Gebäuden oder Anlagen. Sie enthält Details zum Schadensort, -umfang und möglichen Ursachen. Mit Offpaper können Schadenmeldungen vor Ort digital erfasst werden, inklusive Skizzen, Fotos und GPS-Daten. Dies ermöglicht eine präzise Dokumentation, schnelle Weiterleitung an zuständige Stellen und eine effiziente Planung von Reparaturmaßnahmen, was Reaktionszeiten verkürzt und Folgeschäden minimiert.

• Prüfprotokoll

  Ein Prüfprotokoll dokumentiert die systematische Überprüfung von Geräten, Anlagen oder Prozessen auf Einhaltung von Sicherheits-, Qualitäts- oder Leistungsstandards. Es enthält Messwerte, Beobachtungen und Bewertungen. Offpaper ermöglicht die mobile Erstellung strukturierter Prüfprotokolle mit Checklisten, Foto-Dokumentation und Audit-Bausteinen. Dies steigert die Genauigkeit, beschleunigt den Prozess und ermöglicht sofortige Auswertungen sowie automatisierte Maßnahmeneinleitung bei Abweichungen.

• Reinigungsprotokoll

  Ein Reinigungsprotokoll ist eine einfache Übersicht, in der steht, wann, wo, was und von wem gereinigt wurde. Es hilft, den Überblick zu behalten und nachzuweisen, dass regelmäßig sauber gemacht wurde – zum Beispiel in Praxen, Büros, Kitas oder im Gastro-Bereich.

• Abnahmeprotokoll

  Ein Abnahmeprotokoll dokumentiert die Übergabe eines Projekts, einer Leistung oder eines Produkts vom Auftragnehmer an den Auftraggeber. Es bestätigt die vertragsgemäße Erfüllung und listet eventuelle Mängel. Mit Offpaper können Abnahmeprotokolle digital vor Ort erstellt werden, inklusive Fotos und digitaler Unterschriften. Dies ermöglicht eine präzise Dokumentation, sofortige Verfügbarkeit für alle Beteiligten und eine effiziente Nachverfolgung offener Punkte.

• Messprotokoll

  Ein Messprotokoll dokumentiert systematisch erfasste Messwerte bei technischen Prüfungen oder wissenschaftlichen Untersuchungen. Es enthält Messergebnisse, verwendete Methoden und Geräte sowie Rahmenbedingungen. Offpaper ermöglicht die mobile Erstellung strukturierter Messprotokolle mit automatischer Datenerfassung und -verarbeitung. Dies erhöht die Präzision, reduziert Übertragungsfehler, beschleunigt die Auswertung und erleichtert die Nachverfolgbarkeit durch sofortige digitale Archivierung und Weiterleitung der Daten.

• Prüf-Audit / Checkliste
  

  Ein Prüf-Audit oder eine Checkliste ist ein strukturiertes Werkzeug zur systematischen Überprüfung von Prozessen, Systemen oder Produkten anhand vorgegebener Kriterien. Es dient der Qualitätssicherung und Standardisierung. Offpaper ermöglicht die digitale Erstellung und mobile Durchführung von Audits mit anpassbaren Checklisten. Dies steigert die Effizienz, gewährleistet Vollständigkeit, ermöglicht sofortige Auswertungen und vereinfacht die Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen durch automatisierte Berichterstattung.

• Behinderungs­anzeige
  

  Eine Behinderungsanzeige dokumentiert Umstände, die die vertragsgemäße Ausführung von Arbeiten beeinträchtigen oder verzögern. Sie dient zur rechtlichen Absicherung und Anspruchswahrung. Mit Offpaper können Behinderungsanzeigen direkt vor Ort digital erfasst werden, inklusive Fotos und Zeitstempeln. Dies ermöglicht eine präzise, zeitnahe Dokumentation, schnelle Benachrichtigung aller Beteiligten und erleichtert die Nachverfolgung sowie eventuelle spätere Beweisführung.

• Eingangskontrolle
  

  Eine Eingangskontrolle überprüft eingehende Waren oder Materialien auf Qualität, Menge und Übereinstimmung mit Bestellungen. Sie dient der Qualitätssicherung und Fehlervermeidung. Offpaper ermöglicht die mobile, digitale Durchführung von Eingangskontrollen mit anpassbaren Checklisten, Foto-Dokumentation und Barcode-Scanner. Dies erhöht die Genauigkeit, beschleunigt den Prozess, ermöglicht sofortige Mängelerfassung und -meldung sowie eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation des Wareneingangs.

• Bestandsaufnahme
  

  Eine Bestandsaufnahme erfasst und dokumentiert den aktuellen Zustand von Waren, Anlagen oder Ressourcen in einem Unternehmen. Sie dient der Kontrolle, Planung und Bilanzierung. Offpaper ermöglicht die mobile, digitale Durchführung von Bestandsaufnahmen mit Barcode-Scanning und Foto-Dokumentation. Dies steigert die Effizienz und Genauigkeit, reduziert Fehler, ermöglicht Echtzeitauswertungen und vereinfacht die Integration der Daten in Lagerverwaltungs- oder ERP-Systeme.

Einfach loslegen: die Erfolgs­geschichte der MK Group

Aller Anfang ist schwer. Aber es lohnt sich. 'Fehlende Transparenz und unvollständige Berichte' waren für Jan Karthan, Geschäftsführer der MK Group ein ständiges Ärgernis. Heute nicht mehr. Hier liest Du, wie die MK Group dieses Problem gelöst hat.