Servicebericht per App: fertig, wenn der Einsatz endet

Der Servicebericht dokumentiert einen Einsatz an einer Anlage: wer wann was gemacht hat, mit welchen Messwerten und welchem Material, und in welchem Zustand die Anlage zurückbleibt. Der Kunde bestätigt ihn per Unterschrift. Andere Namen dafür sind Montagebericht, Einsatzbericht, Kundendienstbericht oder Arbeitsnachweis.

Der Servicebericht beschreibt den einzelnen Einsatz, egal ob Wartung, Störung oder Reparatur. Das Wartungsprotokoll folgt einem festen Wartungsplan und hakt die vorgesehenen Arbeiten ab. Das Prüfprotokoll weist eine vorgeschriebene Prüfung nach, etwa nach DGUV Vorschrift 3, und hat einen festgelegten Inhalt. In Offpaper baust Du alle drei aus denselben Bausteinen und kannst sie in einem Formular kombinieren.

Für vier Dinge: Er ist der Leistungsnachweis für die Rechnung, weil der Kunde Arbeitszeit und Material per Unterschrift bestätigt. Er belegt bei Gewährleistung und Herstellergarantie, dass die Anlage fachgerecht gewartet wurde. Er füllt die Anlagenhistorie, so dass der nächste Techniker weiß, was beim letzten Einsatz war. Und bei Wartungsverträgen weist er nach, dass die vereinbarten Intervalle eingehalten wurden.

Als Grundlage deiner Rechnung gehört der Servicebericht zu den steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Für Buchungsbelege gelten seit 2025 acht Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Dazu kommt die Gewährleistung für deine Arbeiten. Praktisch heißt das: mindestens acht Jahre. Mit Offpaper liegt jeder Bericht digital in der Dateiablage oder in deinem ERP und ist über Kunde, Anlage oder Datum in kurzer Zeit wieder da.

Du klebst an jede Anlage einen QR-Code mit ihrer Anlagennummer. Scannt der Techniker ihn in der Offpaper App, öffnet sich das Formular Servicebericht mit den Stammdaten dieser Anlage aus deiner Stammdatentabelle oder deinem ERP. Tippfehler beim Abschreiben entfallen, und die letzten Einsätze sind mit dabei. So arbeitet zum Beispiel FSD Fördertechnik.

Ja. Die Offpaper App speichert jede Eingabe sofort auf dem Gerät. Der Techniker füllt den Bericht ohne Verbindung aus, macht Fotos und holt die Unterschrift ein. Sobald das Gerät wieder Netz hat, überträgt die App die Einsendung von selbst, und der Workflow verschickt den Bericht.

Über die Integrationen zu pds Software, HERO Software, ToolTime, Craftnote und Capmo: Offpaper holt Kunden-, Projekt- und Anlagendaten aus dem System und legt den fertigen Bericht als PDF im passenden Projekt oder Auftrag ab. Ohne Integration übergibt der Workflow den Bericht per E-Mail, in die Dateiablage oder per Webhook und REST API an dein System.

Ja. Im Abschnitt „Aufbau und Pflichtangaben“ oben auf dieser Seite liegt eine Servicebericht-Vorlage als PDF: eine leere Seite zum Ausdrucken und ein ausgefülltes Muster. Sie enthält alle Pflichtangaben, von Kunde und Anlage über Zeiten, Arbeiten, Messwerte und Material bis zu Mängeln, Zustand bei Abfahrt, Fotos und Unterschriften. Mit Offpaper baust Du aus derselben Gliederung ein Formular für die App, damit der Bericht als PDF entsteht statt auf Papier.

Ja. Der Offpaper Copilot baut aus einer Beschreibung ein Formular. Auf dieser Seite liegt ein fertiger Prompt mit allen Pflichtangaben bereit: kopieren, in Offpaper den Copilot öffnen, einfügen. Das Formular passt Du danach im Formular-Designer an, zum Beispiel mit deinen Anlagentypen oder Messgrößen. Der Copilot ist im 14-Tage-Test enthalten.

Du startest mit der Vorlage Servicebericht aus der Vorlagenbibliothek oder baust das Formular im Formular-Designer selbst: Stammdaten-Baustein für Kunde und Anlage, Messwerte mit Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfung, Fotos, Material, Unterschriften. Der Bericht-Designer erzeugt daraus das PDF in deinem Layout, der Workflow-Designer verschickt es und legt es ab. Der Techniker sieht in der App nur das Formular.

Vollständig. Jede Anlagenart bekommt ihre eigenen Messwerte und Prüfpunkte, jeder Wartungsvertrag seine Checkpunkte. Du ziehst Bausteine per Drag & Drop in das Formular, setzt Pflichtfelder und Anzeigebedingungen und gestaltest das PDF im Bericht-Designer nach deiner Vorlage. Der Offpaper Copilot hilft dir dabei, wenn Du möchtest. Programmierkenntnisse brauchst Du nicht.

Ja. Die Daten werden auf deutschen Servern gespeichert. Wer welche Berichte sehen und bearbeiten darf, steuerst Du über Benutzer und Berechtigungen in deinem Unternehmenskonto.

Ja. Du testest Offpaper 14 Tage lang mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten anzugeben. Die Vorlage Servicebericht kannst Du am ersten Tag an deine Anlagen anpassen und mit deinen Technikern ausprobieren.