Formulare mit Drag & Drop erstellen - der Copilot hilft

Du musst nicht programmieren können und kannst direkt loslegen! Keine Ahnung, wo Du anfangen sollst? Dann sag einfach dem Offpaper Copilot, was Du brauchst.

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Ein einfacher & intuitiver Formular-Baukasten mit 25+ Bausteinen
Wir haben den passenden Baustein für jeden Anwendungsfall! Einfach anklicken und in das Formular ziehen.
- Abdeckung beliebiger Anwendungsfälle
  Das Baukastenprinzip ermöglicht die Erstellung von Formularen für eine Vielzahl von Berichten und Dokumentationen. Übliche Anwendungsfälle sind Regie- oder Tagesberichte, Leckortungsprotokolle, Schaden- oder Wartungsprotokolle.
- Smarte KI-Funktionen für die Formularerstellung
  Der Copilot hilft dir bei der Erstellung deines Formulars. Sag ihm, was Du brauchst, oder lade ihm einfach deine bestehende Vorlage hoch. Er nimmt dir die Arbeit ab und legt die passenden Bereiche und Felder an.
- Optimiert für mobile Datenerfassung
  Formulare werden durch Abschnitte und Bereiche strukturiert. Bei der Erfassung können diese auch mehrfach erfasst oder bei der Eingabe bestimmter Werte ein- oder ausgeblendet werden. So bleibt die Übersichtlichkeit erhalten und Daten lassen sich mit der nativen App für IOS und Android sehr schnell erfassen – ohne dauernd zoomen zu müssen.
- Nutzung der Funktionen des Mobilgeräts
  Neben der Erfassung von Texten, Zahlen, Listen oder Wahrheitswerten stehen auch Bausteine für die Nutzung der Gerätefunktionen zur Verfügung. Hierzu zählen der GPS-Baustein, ein Barcodescanner, die Kamera oder die Spracheingabe.
- Hinterlegung eigener Stammdaten
  Lege dir eigene Stammdatentabellen an oder importiere deine Excel-Dateien. So lassen sich Werte sauber durch einfache Listenauswahl oder über den Barcodeleser erfassen, ohne die Daten eintippen zu müssen.
- Elektronische Signatur auf dem Smartphone
  Der Unterschriften-Baustein ermöglicht es dir, Unterschriften direkt digital im Formular zu erfassen und zu speichern. Dies entspricht einer einfachen elektronischen Signatur (EES).
Formulare in Kategorien einteilen und farblich kennzeichnen
Bei intensiver Nutzung kommt schnell eine Menge an Formulare zusammen. Kategorien wie 'Baustelle', 'Maschinen' oder 'Kfz' helfen dir, die Übersicht zu behalten.
- Formulare thematisch sortieren
  Mit Kategorien behältst Du den Überblick. Jedem Formular kannst Du mehrere frei wählbare Kategorien zuweisen – farblich unterschieden.
- Kategorie-Ordner in der mobilen App
  Kein langes Suchen erforderlich: Die Formulare jeder Kategorie findest Du in der App in einem eigenen Kategorie-Ordner.
- Name und Bedeutung frei wählbar
  Vergib Kategorien für Themen, Anwendungsbereiche oder Personengruppen. Oder kennzeichne Formulare, die abteilungsübergreifend verfügbar sind.
Formulare mit Benutzergruppen an Teams verteilen
Alle Benutzer sollten abhängig von ihren Aufgaben nur die Formulare zu Gesicht bekommen, die sie auch benötigen. Das lässt sich mit Benutzergruppen vereinfachen.
- Einfache Einteilung, effiziente Zuordnung
  Lege beliebig viele Benutzergruppen an: für Monteure, Verwaltung oder Vertriebsmitarbeiter. Mit einem Klick kannst Du Mitarbeiter an eine oder mehrere Gruppen zuweisen. Mit einem weiteren Klick kannst Du ein Formular einem einzelnen Benutzer oder einer ganzen Benutzergruppe zuweisen.
- Die Gruppe "Alle Benutzer"
  Jeder Benutzer ist immer in der Gruppe ‘Alle Benutzer’. Wenn Du also keine Benutzergruppen benötigst, funktioniert trotzdem alles automatisch.
- Immer mit dem neuesten Stand arbeiten
  Sobald ein Formular veröffentlicht wird, erhalten alle zugewiesenen Benutzer automatisch die neueste Version des Formulars auf ihre Smartphones aufgespielt. So arbeiten alle jederzeit mit aktuellen Daten.

So einfach erstellt man flexible Formulare zum Ausfüllen auf Smartphone oder Tablet!

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Wir freuen uns, dich kennenzulernen!

Lass uns bei einem 30 Minuten Video-Call unverbindlich über deine Anforderungen und Anwendungsfälle sprechen! Gerne zeige ich dir in unserem Termin, was mit Offpaper möglich ist und wie Du deine Formulare ganz einfach umsetzen kannst!

Ich zeige dir gerne

wie deine Mitarbeiter zukünftig unterwegs Daten erfassen
wie Du selber individuelle Formulare baust
wie Du mit Workflows wiederkehrende Aufgaben automatisierst

Und noch vieles mehr!

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Häufige Fragen zur Formularerstellung mit Offpaper

Funktionieren die erstellten Formulare auch ohne Internetverbindung?
Ja. Mit der App werden Daten vor Ort erfasst, egal ob Dein Team gerade online oder offline ist. Offline abgesendete Datensätze landen im Postausgang der App und können später hochgeladen werden, wenn wieder eine Verbindung besteht.
Kann ich komplexe Strukturen wie Materiallisten oder Messreihen abbilden?
Ja, dafür nutzt Du im Formular-Designer sogenannte Wiederholungsabschnitte oder Wiederholungsgruppen. Damit lassen sich beliebig viele Datensätze – wie zum Beispiel Prüfwerte verschiedener Anlagen – in einem einzigen Formular erfassen. Im Bericht ist eine Darstellung im Querformat mit bis zu 20 Spalten möglich.
Wie stelle ich sicher, dass mein Team vor Ort keine wichtigen Daten vergisst?
Durch Echtzeit-Validierung und Pflichtfelder verhinderst Du Fehleingaben oder Datenlücken direkt bei der Eingabe. Auch die Auswahl vorgegebener Stammdateneinträge, die Vorbelegung von Feldern auf Basis anderer eingegebener Werte oder feste Hilfetexte helfen dem Mitarbeiter, Daten korrekt zu erfassen. So stellst Du eine hohe Datenqualität sicher und sparst dir mühsame Rückfragen aus dem Büro.
Kann ich Dokumentationsfotos direkt im Formular aufnehmen?
Ja, dafür kannst Du den ‘Foto-Baustein (einfach)’ verwenden. Es gibt auch einen ‘Foto-Baustein (mehrfach)’, um effizient mehrere Fotos direkt hintereinander zu schießen. Die Fotos werden mit der Smartphone-Kamera aufgenommen, und Offpaper fügt sie automatisch an der richtigen Stelle in den Bericht ein. Sie können auch einzeln oder in einem Archiv als Fotodateien heruntergeladen werden.
Lassen sich Felder oder ganze Abschnitte dynamisch einblenden, wenn sie benötigt werden?
Ja. Du kannst Bereiche oder Formularfelder abhängig von den Eingaben deiner Benutzer ein- oder ausblenden. So bleibt das Formular bei der Erfassung übersichtlich. Es wird nur das angezeigt, was für den aktuellen Auftrag wirklich relevant ist.
Unterstützt der Formular Designer auch digitale Unterschriften?
Ja, Du kannst Unterschriftenfelder direkt in dein Formular einbauen. Kunden oder Mitarbeiter unterschreiben dann einfach auf dem Display des Smartphones. Das entspricht einer einfachen digitalen Signatur (EES) und ermöglicht eine rechtssichere Dokumentation.
Kann ich bestehende Daten in ein Formular laden, um Zeit zu sparen?
Ja. Du kannst einen bereits früher erfassten Datensatz in einen neuen Formularentwurf übernehmen. Das ist besonders bei der regelmäßigen Wartung von Geräten nützlich, da nur noch die Änderungen im Vergleich zur letzten Wartung erfasst werden müssen. Die Gerätestammdaten selber oder unveränderte Messwerte müssen nicht wieder neu eingegeben werden.

Diese Betriebe haben ihre Digitalisierung schon selber in die Hand genommen

Projektakte füllt sich automatisch

Wir nutzen Offpaper über den gesamten Projektverlauf von der Erstaufnahme der geplanten Anlage, über die Montage bis zur technischen Abnahme und Übergabe an den Kunden. Alle Dokumente landen automatisch im entsprechenden HERO-Projekt. Das klappt echt super!

Verwaltungskram deutlich reduziert

Bei Pfeiffer & Schwarz sind mittlerweile fast 60 verschiedene Formulare im Einsatz. Die Einsatzbereiche reichen vom Bestellwesen bis hin zu Checklisten und Protokollen. Durch die Verwendung der Schnittstelle zu Craftnote werden die erstellten Formulare anschließend direkt im Projekt hochgeladen, wodurch der administrative Aufwand deutlich reduziert werden kann.

Riesige Erleichterung bei der Dokumentation

Unsere Techniker warten Klimaanlagen im Großraum Hamburg und darüber hinaus. Mit Offpaper ist die Dokumentation unserer Arbeit nun genauso effizient und professionell wie unsere Arbeit. Das ist für uns eine riesige Erleichterung.

Erheblich verbessertes Berichtswesen

Wir haben Offpaper erfolgreich in unsere Betriebsabläufe integriert. Insbesondere die Dokumentation von Montageberichten und Aufmaßen technischer Anlagen wird durch die App erheblich optimiert.

Kein Warten auf Belege mehr

Durch Offpaper konnten wir unsere Papierbelege der Kollegen im Außendienst deutlich reduzieren. Der Versand der abgeschlossenen Aufträge per E-Mail nach Fertigstellung der Aufträge verkürzt die hausinternen Abläufe deutlich. Die Auftragsinformationen stehen den beteiligten Mitarbeitern schnell zur Verfügung.

Top-Service und blitzschnelle Hilfe

Schon beim ersten Kontakt mit der Offpaper GmbH wurden wir freundlich und äußerst fachkompetent beraten. Bei der Erstellung von Berichten wurden wir tatkräftig und zu einem sehr fairen Preis unterstützt. Da wir uns selbst gerne als „Technik-Legastheniker“ bezeichnen, sind wir besonders vom hervorragenden Support begeistert.

Vereinfachte Prozesse und überragender Service

Wir haben uns mit Offpaper verschiedene Formulare erstellt die unsere Prozesse vereinfachen und optimieren. Formularerstellung ist einfach umsetzbar und überragenden Service bekommt man noch dazu. Nur zu empfehlen.

Nachbearbeitungszeit deutlich reduziert

Mit Offpaper konnten wir unsere papierbasierten Checklisten vollständig digitalisieren. Wir nutzen die Lösung zur Unterstützung unserer Sachverständigen bei der Protokollierung von Abscheiderprüfungen direkt vor Ort. Dadurch sparen wir bei der Nachbearbeitung im Büro deutlich Zeit bei der Erstellung unserer Prüfberichte.

Dokumentation ohne Handarbeit

Ein großer Teil unserer Arbeit findet vor Ort beim Kunden statt, bei der Bestandsaufnahme, bei Abnahmen oder der Prüfung von Solaranlagen. Wir sind froh, endlich eine Software gefunden zu haben, mit der wir diese Prozesse sauber dokumentieren können. Die Berichte werden automatisch in unser Craftnote ERP System hochgeladen – das spart uns auch noch manuelle Arbeit.

Zahlreiche Anwendungsbereiche

Offpaper wird bei uns für die Stundenabrechnung, Urlaubsplanung, Winterdiensteinsätze, das Fahrtenbuch, Protokolle und zur Erstellung von Berichten mit digitaler Unterschrift eingesetzt. Auch der Service von Offpaper ist super.