Professionelle Berichte ohne Tipparbeit

Dein Team erfasst Daten vor Ort mit der App - Offpaper macht einen professionellen PDF-Bericht in deinem Design daraus. Ob eigenes Briefpapier, automatisches Ausfüllen von PDF-Dateien mit Eingabefeldern oder die Befüllung von Word-Dateien mit Platzhaltern: für all das brauchst Du keinen Programmierer mehr.

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Selber Layout und Design festlegen
Verwende dein Firmenlogo, deine Markenfarbe und deine Fußzeile. Oder lade dein eigenes Briefpapier hoch. So stellst du sicher, dass jedes Dokument professionell aussieht und dem Auftritt deiner Marken entspricht.
- Eigenes Briefpapier
  Lade dein eigenes Briefpapier als Grafikdatei hoch. Du kannst natürlich ein anderes Briefpapier für die zweite und folgende Seiten verwenden.
- Mehrspaltige Tabellendarstellung
  Verwende Tabellen mit bis zu 20 Spalten und spaltenübergreifenden Überschriften – das erlaubt die komplexe Darstellung vieler Messwerte.
- Hoch- & Querformat
  Erstelle Berichte im Querformat für große Tabellen – oder füge einzelne Seiten im Querformat hinzu.
- Live-Vorschau
  Gestalte deinen Bericht und prüfe das Ergebnis in Echtzeit mit Testdaten in der Vorschau.
- Mehrere Berichte pro Formular
  Detailbericht für den Projektleiter – Kurzversion für den Kunden: Erstelle mehrere unterschiedliche Berichte für ein einziges Formular.
- Dynamische Texte
  Die Texte in deinem Bericht dürfen auch dynamische Daten enthalten – benutze einfach eine Variable, um einen Wert aus deinem Formular einzufügen.
Inhalte mit wenigen Klicks festlegen
Blende Bereiche oder Formularfelder im Bericht ein oder aus – abhängig von den Eingaben deiner Benutzer. Verwende Spezialbausteine wie Barcode für Ablage und Weiterverarbeitung des Berichts oder Google Karten für die Darstellung von Geokoordinaten oder Fahrtrouten.
Bestehende PDF-Formulare einfach digitalisieren
Du arbeitest mit ausfüllbaren PDF-Dateien, die man aber leider mit dem Smartphone nicht besonders gut ausfüllen kann? Lade sie einfach hoch. Offpaper erkennt die Formularfelder und befüllt sie automatisch mit den Daten aus der App – auch Unterschriften. So behältst Du deine bewährten Formulare bei und optimierst sie ohne Aufwand für die mobile Datenerfassung.
Individuelle Berichte mit Word-Vorlage erstellen
Nutze Word-Dateien als Vorlage für individuell formatierte Berichte. Über einfache Platzhalter weiß Offpaper genau, welcher Wert an welche Stelle gehört – auch die Bilder können ersetzt werden. Das Ergebnis ist ein exakt nach Vorgabe formatiertes Dokument mit allen in der App erfassten Daten. Damit baust du dir auch für komplexe Anforderungen die passende Lösung einfach selbst.

So einfach erstellt man PDF-Berichte, Protokolle und Dokumentationen auf Smartphone oder Tablet!

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Lass uns bei einem 30 Minuten Video-Call unverbindlich über deine Anforderungen und Anwendungsfälle sprechen! Gerne zeige ich dir in unserem Termin, was einfach Du mit Offpaper Formulare und professionelle Berichte selber erstellen kannst!

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wie deine Mitarbeiter zukünftig unterwegs Daten erfassen
wie daraus automatisch eine saubere Dokumentation entsteht
wie Du mit Workflows wiederkehrende Aufgaben automatisierst

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Häufige Fragen zur Erstellung von PDF-Berichten mit Offpaper

Kann ich mit Offpaper selber Berichte erstellen und anpassen?
Ja, genau das ist unser Kernversprechen. Du baust dir eigene Formulare für jeden Einsatzzweck, und Offpaper erzeugt automatisch Berichte daraus – ohne Programmierkenntnisse. Mit deinem Logo, deiner Fusszeile, deiner Markenfarbe – oder auch mit deinem Original Briefpapier.
Kann Offpaper PDF-Berichte vollautomatisch erstellen?
Absolut. Sobald Du einen Datensatz in der App absendest, generiert Offpaper den Bericht im Hintergrund. Über automatisierte Workflows kann das fertige PDF sofort per E-Mail verschickt, in der Cloud abgelegt oder an ein ERP System übergeben werden. Keine manuelle Nacharbeit, kein Zeitverlust – deine Dokumentation ist erledigt, während Du schon auf dem Weg zum nächsten Einsatz bist.
Kann Offpaper Berichte im Querformat erzeugen?
Selbstverständlich. Du hast die volle Freiheit bei der Gestaltung deiner Berichte. Im Bericht-Designer wählst du flexibel zwischen Hoch- und Querformat und kannst auch Querformat-Seiten in Hochformat-Berichte einbauen. Das ist besonders sinnvoll für breite Tabellen, Pläne oder umfangreiche Fotodokumentationen.
Kann ich in allen Dokumenten mein Original Briefpapier verwenden?
Na klar. Professionalität ist für deinen Auftritt beim Kunden entscheidend. Du kannst einfach dein eigenes Briefpapier als Hintergrundgrafik verwenden. Für Seite 2 und folgende kannst Du einen anderen Hintergrund hochladen – zum Beispiel ohne Logo oder Fusszeile.
Kann ich meine Berichte eindeutig mit einem Dokumentenzähler durchnummerieren?
Jawohl. Du kannst individuelle Zähler einrichten, die bei jedem neuen Bericht automatisch hochzählen. Dies kann auch in Abhängigkeit von einem bestimmten Projekt geschehen. So stellst Du eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation sicher.
Kann Offpaper eine Google Maps-Karte oder eine Fahrtroute in meinen Bericht einfügen?
Sicher. Offpaper nutzt die GPS-Funktion deines Mobilgeräts nativ. Du kannst also einen oder mehrere Standorte präzise erfassen und diese als Pins einer Google Karte und sogar als Fahrtroute direkt in deinen PDF-Bericht einbinden. Das ist ideal, um Einsatzorte zweifelsfrei zu dokumentieren oder erbrachte Leistungen räumlich zu belegen.
Kann ich mit einem einzigen Offpaper Formular auch mehrere verschiedene Berichte erstellen?
Ja, das spart dir enorm viel Zeit. Einmal erfasste Daten können für verschiedene Zwecke genutzt werden. Erzeuge zum Beispiel aus einem Abnahmeprotokoll gleichzeitig einen internen Bericht und eine Kopie für den Kunden – in jeweils eigenem Design. Du erfasst die Daten nur einmal vor Ort, und Offpaper erledigt die Verteilung in die richtigen Kanäle vollautomatisch für dich.
Kann ich mit Offpaper eine ausfüllbare PDF-Datei ohne lästiges Zoomen mit meinem Smartphone oder Tablet ausfüllen?
Genau das ist unsere Spezialität. Statt in PDFs herumzuzoomen, nutzt Du eine moderne Datenerfassungs-App, die für mobile Geräte optimiert ist. Offpaper kann die ausfüllbare PDF-Datei dann automatisch mit den erfassten Daten befüllen. So kannst Du für Berichte auch vorgegebene Original-Vorlagen verwenden.
Kann ich Berichte auch auf dem Smartphone unterschreiben lassen? Ist die Unterschrift dann rechtlich bindend?
Ja, Unterschriften erfasst Du direkt auf dem Touch-Display. Das ist ideal für rechtskonforme Abnahmen oder Einsatzprotokolle. Dies entspricht einer einfachen digitalen Signatur (EES) nach der eIDAS-Verordnung. So hast Du sofort einen belastbaren Nachweis für die Abrechnung und vermeidest spätere Diskussionen oder Zahlungsausfälle durch fehlende Belege.
Kann ich aus einer MS Word-Vorlage mit Platzhaltern fertige PDF-Berichte erstellen?
Absolut. Wenn Du bereits Word-Dokumente als Berichtvorlage nutzt, kannst Du sie mit Platzhaltern versehen und in Offpaper hochladen. Offpaper füllt die Platzhalter beim Erstellen des Berichts automatisch mit den erfassten Daten oder Bildern aus und macht ein professionell formatiertes PDF daraus.

Diese Betriebe haben ihre Dokumentationen schon optimiert

Projektakte füllt sich automatisch

Wir nutzen Offpaper über den gesamten Projektverlauf von der Erstaufnahme der geplanten Anlage, über die Montage bis zur technischen Abnahme und Übergabe an den Kunden. Alle Dokumente landen automatisch im entsprechenden HERO-Projekt. Das klappt echt super!

Verwaltungskram deutlich reduziert

Bei Pfeiffer & Schwarz sind mittlerweile fast 60 verschiedene Formulare im Einsatz. Die Einsatzbereiche reichen vom Bestellwesen bis hin zu Checklisten und Protokollen. Durch die Verwendung der Schnittstelle zu Craftnote werden die erstellten Formulare anschließend direkt im Projekt hochgeladen, wodurch der administrative Aufwand deutlich reduziert werden kann.

Riesige Erleichterung bei der Dokumentation

Unsere Techniker warten Klimaanlagen im Großraum Hamburg und darüber hinaus. Mit Offpaper ist die Dokumentation unserer Arbeit nun genauso effizient und professionell wie unsere Arbeit. Das ist für uns eine riesige Erleichterung.

Erheblich verbessertes Berichtswesen

Wir haben Offpaper erfolgreich in unsere Betriebsabläufe integriert. Insbesondere die Dokumentation von Montageberichten und Aufmaßen technischer Anlagen wird durch die App erheblich optimiert.

Kein Warten auf Belege mehr

Durch Offpaper konnten wir unsere Papierbelege der Kollegen im Außendienst deutlich reduzieren. Der Versand der abgeschlossenen Aufträge per E-Mail nach Fertigstellung der Aufträge verkürzt die hausinternen Abläufe deutlich. Die Auftragsinformationen stehen den beteiligten Mitarbeitern schnell zur Verfügung.

Top-Service und blitzschnelle Hilfe

Schon beim ersten Kontakt mit der Offpaper GmbH wurden wir freundlich und äußerst fachkompetent beraten. Bei der Erstellung von Berichten wurden wir tatkräftig und zu einem sehr fairen Preis unterstützt. Da wir uns selbst gerne als „Technik-Legastheniker“ bezeichnen, sind wir besonders vom hervorragenden Support begeistert.

Vereinfachte Prozesse und überragender Service

Wir haben uns mit Offpaper verschiedene Formulare erstellt die unsere Prozesse vereinfachen und optimieren. Formularerstellung ist einfach umsetzbar und überragenden Service bekommt man noch dazu. Nur zu empfehlen.

Nachbearbeitungszeit deutlich reduziert

Mit Offpaper konnten wir unsere papierbasierten Checklisten vollständig digitalisieren. Wir nutzen die Lösung zur Unterstützung unserer Sachverständigen bei der Protokollierung von Abscheiderprüfungen direkt vor Ort. Dadurch sparen wir bei der Nachbearbeitung im Büro deutlich Zeit bei der Erstellung unserer Prüfberichte.

Dokumentation ohne Handarbeit

Ein großer Teil unserer Arbeit findet vor Ort beim Kunden statt, bei der Bestandsaufnahme, bei Abnahmen oder der Prüfung von Solaranlagen. Wir sind froh, endlich eine Software gefunden zu haben, mit der wir diese Prozesse sauber dokumentieren können. Die Berichte werden automatisch in unser Craftnote ERP System hochgeladen – das spart uns auch noch manuelle Arbeit.

Zahlreiche Anwendungsbereiche

Offpaper wird bei uns für die Stundenabrechnung, Urlaubsplanung, Winterdiensteinsätze, das Fahrtenbuch, Protokolle und zur Erstellung von Berichten mit digitaler Unterschrift eingesetzt. Auch der Service von Offpaper ist super.