So hat die MK Group das Zettel­chaos besiegt und die Effizienz um 80% gesteigert

Vor der Einführung von Offpaper waren laut Geschäftsführer Jan Karthan die größten Herausforderungen fehlende Transparenz und unvollständige Berichte. „Für uns ist es besonders wichtig, dass die Dokumentation vollständig und für alle nachvollziehbar ist – das ist uns nicht immer gut gelungen!“, stellt er fest. Besonders bei Haftungsfragen und für Abrechnungen müssen die Baustellendokumentationen transparent und lückenlos sein.

Eine zusätzliche Herausforderung waren die fehlenden Schnittstellen zwischen den Baustellenmitarbeitern, den Verwaltungskräften und externen Partnern. Besonders die standortübergreifende Koordination war fehleranfällig und inkonsistent. Die Ablage, der Versand und der Zugriff auf die Dokumentation bereiteten den Mitarbeitern regelmäßig Schwierigkeiten.

„Es muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die notwendigen Informationen haben. Vor Offpaper wurde bei der MK Group mit Insellösungen gearbeitet und der gesamte Prozess war nicht einheitlich geregelt. Das war nicht nur extrem zeitintensiv, sondern teilweise auch sehr nervenaufreibend.“

Mit der Implementierung von Offpaper konnten viele Prozesse im Tagesgeschäft der MK Group standardisiert und dadurch deutlich effizienter werden. Für Geschäftsführer Jan Karthan sind die automatisierten Arbeitsabläufe ein wichtiger Faktor von Offpaper. „Mit dem Formulardesigner wird sichergestellt, dass alles vorhanden ist, was wir benötigen und dank des Automatisierungs-Designers liegt alles auch gleich da, wo es sein soll!“ betont er.

Wiederkehrende Aufgaben wie die Dateiablage oder das manuelle Verschicken von E-Mails werden dank der Automationen hinfällig. Ben Geisenberger, Teamleiter bei der MK Group nutzt Offpaper für Tages- und Regieberichte direkt auf der Baustelle. Die übersichtlichen Formulare und Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts vergessen wird und machen die Erstellung enorm einfach. „Seit wir die Formulare in Offpaper nutzen, sind unsere Berichte 100% vollständig.“ sagt Ben Geisenberger.

Sowohl die Nutzung vor Ort als auch die Einrichtung und das Erstellen neuer Formulare sind mit dem intuitiven Formularbaukasten von Offpaper sehr einfach. Dank der Benutzerfreundlichkeit des Tools verlief die Implementierung von Offpaper bei der MK Group reibungslos und ohne Komplikationen. Nachdem die Teamleiter und das Verwaltungspersonal von Timm Feix, dem Gründer von Offpaper, ausführlich eingewiesen worden waren, übernahmen die Teamleiter die Schulung der restlichen Mitarbeiter. Eine eigene IT-Abteilung gibt es nicht.

„Die Mitarbeiter waren sofort überzeugt von der Lösung und der einfachen Bedienung.“ betont Ben Geisenberger. Dank der intuitiven Benutzung war Offpaper bereits nach kurzer Zeit fester Bestandteil des täglichen Betriebs und nicht mehr wegzudenken. Die Mitarbeiter schätzen besonders die Effizienz und die Zeitersparnis, die durch Offpaper ermöglicht wurde. „Durch Offpaper konnten wir die Bearbeitungszeit unserer Berichte um fast 80 % reduzieren.“, so Nico Meitinger, Geschäftsführer MK Group GmbH.

Da Offpaper im Projektgeschäft so gut angenommen wurde, ist es nicht nur auf der Baustelle im Einsatz, sondern mittlerweile auch fester Bestandteil der allgemeinen Organisationsabläufe. „Es war beeindruckend, wie schnell und unkompliziert die Umstellung verlief.“, fügt Ben Geisenberger hinzu.

Marco Lettrari, Operations Manager bei der MK Group nutzt Offpaper im Fuhrparkmanagement zur Abwicklung von KFZ-Schäden. Die Formulare sind so optimiert, dass er sie direkt an das Autohaus weiterleiten kann. Damit spart er sich das Hin- und Herschicken von E-Mails. „Die Zeit, die ich für die Erfassung eines KFZ-Schadens brauche, hat sich mehr als halbiert.“

Natascha Trotz, HR Managerin der MK Group, nutzt Offpaper für Bewerbungsgespräche und als Unterstützung im Recruiting Prozess. So stellt sie sicher, dass alle wichtigen Informationen vom Bewerber gesammelt, strukturiert erfasst und für alle relevanten Personen im Unternehmen zentral verfügbar sind.

Mittlerweile nutzt die MK Group über 25 verschiedene Formulararten, die speziell auf die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen zugeschnitten sind. Insgesamt wurden bereits über 3.500 Formulare verschickt. Das zeigt, wie stark die Anwendung im Unternehmen integriert ist. „Seit der Einführung von Offpaper ist es aus unserem Arbeitsalltag bei der MK Group nicht mehr wegzudenken. Die deutlichen Einsparungen in Bezug auf Kosten und Zeit seit der Einführung haben uns voll überzeugt.“, so Jan Karthan.